Polityka prywatności | 'ASPO' JOANNA POPS

Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest 'ASPO' JOANNA POPS z siedzibą w Polsce. Pełne dane identyfikacyjne administratora, w tym aktualna nazwa firmy, adres siedziby, numer NIP/REGON oraz dedykowane dane kontaktowe do osoby odpowiedzialnej za realizację praw związanych z ochroną danych osobowych (w szczególności adres e-mail oraz numer telefonu), są wskazane w sekcji kontaktowej serwisu oraz w korespondencji kierowanej do Ciebie w związku ze świadczeniem usług.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych oraz realizacji przysługujących Ci praw możesz skontaktować się z administratorem, korzystając z formularza dostępnego na stronie Kontakt lub przez dane kontaktowe wskazane w tej zakładce.

Zakres i cel zbieranych danych

Podczas korzystania z naszej strony internetowej możemy przetwarzać w szczególności następujące dane osobowe: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, a także dane dotyczące reprezentowanej firmy (np. nazwa przedsiębiorstwa, stanowisko służbowe) oraz informacje związane z planowanym wydarzeniem (np. rodzaj eventu, preferowana data, liczba gości).

Dane te wykorzystujemy w szczególności w następujących celach:

obsługa zapytań przesyłanych za pośrednictwem formularza kontaktowego, telefonu lub poczty elektronicznej, w tym przygotowanie indywidualnej oferty, przedstawienie informacji o naszych usługach oraz udzielenie odpowiedzi na zadane pytania;
realizacja rezerwacji wydarzeń oraz wykonanie zawartej z Tobą umowy, w szczególności organizacja wydarzenia zgodnie z ustalonym zakresem, komunikacja operacyjna przed i w trakcie eventu, a także rozliczenia finansowe;
działania marketingowe, w tym wysyłka informacji o aktualnej ofercie, rekomendowanych formatach wydarzeń, inspiracjach oraz nowościach związanych z naszą działalnością – w zakresie, w jakim wyraziłeś/wyraziłaś na to odrębną, dobrowolną zgodę;
prowadzenie wewnętrznych analiz i statystyk, które pomagają ulepszać nasze usługi, dostosowywać komunikację do oczekiwań odbiorców oraz poprawiać ergonomię działania strony internetowej;
zapewnienie bezpieczeństwa korzystania z serwisu, w tym przeciwdziałanie nadużyciom oraz dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami.

Podstawy prawne przetwarzania danych

Twoje dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy prawa, w szczególności RODO. W zależności od celu przetwarzania podstawą prawną mogą być:

Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – np. na otrzymywanie treści marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną, w tym newslettera, informacji o ofertach specjalnych, rekomendowanych formatach wydarzeń czy inspiracjach tematycznych;
konieczność wykonania umowy lub podjęcia działań na Twoje żądanie przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – obejmująca w szczególności obsługę zapytań ofertowych, przygotowanie i przedstawienie oferty, rezerwację terminu, organizację wydarzenia oraz bieżącą komunikację z Tobą lub osobami wskazanymi do kontaktu;
spełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – np. w zakresie przechowywania dokumentów księgowych, prowadzenia rozliczeń podatkowych czy wywiązywania się z innych wymogów wynikających z przepisów prawa;
prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – obejmujący w szczególności dochodzenie lub obronę przed roszczeniami, zapewnienie bezpieczeństwa świadczonych usług, prowadzenie analiz i statystyk, a także kierowanie ograniczonych treści marketingowych do dotychczasowych klientów w celu utrzymania relacji biznesowych.

W przypadkach, w których podstawą przetwarzania jest zgoda, masz prawo w każdej chwili ją wycofać, co pozostaje jednak bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub uzasadniony okresem przedawnienia ewentualnych roszczeń.

W szczególności:

dane przetwarzane w celu obsługi zapytań ofertowych oraz przygotowania propozycji współpracy przechowujemy przez czas prowadzenia korespondencji oraz przez okres niezbędny do wykazania jej przebiegu, nie dłużej jednak niż przez 3 lata od ostatniego kontaktu;
dane związane z realizacją umowy (rezerwacją i organizacją wydarzenia) przechowujemy przez czas trwania współpracy, a po jej zakończeniu przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy);
dane przetwarzane na podstawie zgody w celach marketingowych przechowujemy do chwili wycofania zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania, nie dłużej jednak niż jest to niezbędne do realizacji tych celów;
dane niezbędne do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami mogą być przechowywane do czasu upływu okresu ich przedawnienia określonego w obowiązujących przepisach prawa.

Prawa użytkownika

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

prawo dostępu do danych – masz prawo uzyskać od nas potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane, a jeżeli tak – otrzymać ich kopię oraz informacje o sposobie przetwarzania;
prawo do sprostowania danych – jeżeli dane są nieprawidłowe lub niekompletne, możesz żądać ich odpowiedniej korekty lub uzupełnienia;
prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – w przypadkach przewidzianych przez RODO możesz domagać się usunięcia swoich danych, w szczególności, gdy dane nie są już niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, cofnąłeś zgodę lub skutecznie wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania;
prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz zażądać ograniczenia przetwarzania danych, np. na czas rozpatrywania Twojego sprzeciwu lub żądania sprostowania;
prawo do sprzeciwu – w zakresie, w jakim przetwarzamy dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. W szczególności przysługuje Ci prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego;
prawo do przenoszenia danych – w przypadkach określonych w RODO możesz otrzymać dane, które nam dostarczyłeś, w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub zlecić ich przekazanie innemu administratorowi;
prawo do wycofania zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz w dowolnym momencie ją cofnąć, bez wpływu na legalność przetwarzania przed jej wycofaniem;
prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy prawa, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji powyższych praw możesz skontaktować się z nami, korzystając z danych wskazanych w sekcji Kontakt. Odpowiemy na Twoje żądanie w terminach określonych w obowiązujących przepisach.

Bezpieczeństwo danych

Dokładamy szczególnej staranności, aby odpowiednio chronić dane osobowe użytkowników przed utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub innym naruszeniem poufności. W tym celu wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w tym:

stosowanie zabezpieczeń infrastruktury serwerowej oraz środków kontroli dostępu, ograniczających możliwość przetwarzania danych wyłącznie do upoważnionych osób;
wykorzystywanie rozwiązań kryptograficznych (takich jak protokoły szyfrowania transmisji), które minimalizują ryzyko przechwycenia danych przez osoby nieuprawnione;
cykliczne przeglądy uprawnień oraz stosowanie zasad minimalizacji danych i ograniczenia dostępu do informacji wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnych zadań;
zawieranie z podmiotami przetwarzającymi dane w naszym imieniu umów, które określają standardy bezpieczeństwa i zobowiązują je do zachowania poufności oraz stosowania odpowiednich środków ochrony.

Pomimo stosowania nowoczesnych rozwiązań technicznych należy pamiętać, że żadna forma transmisji danych przez Internet nie gwarantuje całkowitego bezpieczeństwa. W przypadku wystąpienia incydentów związanych z ochroną danych osobowych podejmujemy działania zgodne z obowiązującymi przepisami, w tym informujemy właściwe organy nadzorcze oraz – jeżeli to konieczne – osoby, których dane dotyczą.

W związku ze świadczeniem naszych usług dane osobowe użytkowników mogą być przekazywane podmiotom trzecim, o ile jest to niezbędne do realizacji wskazanych celów lub wynika z obowiązujących przepisów prawa. Dotyczy to w szczególności:

podwykonawców i partnerów zaangażowanych w organizację wydarzeń, takich jak firmy techniczne, dostawcy sprzętu, oświetlenia i nagłośnienia, podmioty odpowiedzialne za catering, obsługę artystyczną lub hostessy – w zakresie koniecznym do realizacji konkretnego eventu;
dostawców usług IT, w tym firm hostingowych, dostawców systemów rezerwacyjnych, narzędzi komunikacyjnych oraz rozwiązań służących do analizy ruchu na stronie internetowej, którzy przetwarzają dane wyłącznie na podstawie naszych poleceń;
podmiotów świadczących usługi księgowe, prawne lub doradcze – w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych i ochrony naszych uzasadnionych interesów.

Każdorazowo dbamy o to, aby podmioty te gwarantowały stosowanie odpowiednich środków ochrony danych osobowych oraz zawieramy z nimi – jeśli jest to wymagane – stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych.

Dane mogą być również przekazywane organom publicznym i innym instytucjom uprawnionym na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji ich ustawowych zadań.

Kontakt oraz zmiany w polityce prywatności

Wszelkie pytania, wnioski lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją przysługujących Ci praw możesz kierować do nas za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie Kontakt lub przy użyciu danych kontaktowych wskazanych w tej zakładce.

Niniejsza polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w celu dostosowania jej do zmian przepisów prawa, wytycznych organów nadzorczych lub modyfikacji sposobu świadczenia usług przez 'ASPO' JOANNA POPS. Informacja o dacie wejścia w życie aktualnej wersji polityki będzie publikowana na niniejszej podstronie.

Data ostatniej aktualizacji: 17 czerwca 2026 r.